Septiembre ha llegado y con él, la oportunidad de crear y poner en práctica hábitos que nos ayuden a gestionar mejor el tiempo.

Hay muchas teorías sobre el tema y después de muchas lecturas, puestas en práctica y muchos "¡necesito días de 28 horas!", os hacemos un resumen de lo más contrastado además de contaros nuestra experiencia personal.

Un dato inicial que, aunque obvio, tendemos a ignorar: nuestro tiempo es limitado. No es un recurso que podamos moldear a nuestro antojo. Si tenemos un mal día no podemos quitarle unas cuantas horas para añadirlo a otro día que nos resulte tan fantástico que no queremos que acabe.

En "Cuatro mil semanas: gestión del tiempo para mortales", Oliver Burkeman da un dato que por sencillo a mí me impresionó: una persona con una esperanza de vida de 80 años habrá vivido alrededor de 4000 semanas. Dejando al lado las creencias personales de cada uno de nosotros sobre lo que habrá después, la realidad es que nuestro tiempo en este planeta es limitado y que, a pesar de las obligaciones y tareas impuestas, tenemos muchas oportunidades de gestionarlo con el fin de acabar nuestros días con sensación de haber conseguido nuestros objetivos.

Para complicar un poquito más las cosas, hay personas que somos matutinas (se estima el 75-80% de la población) lo que significa que somos más eficientes, conseguimos mejor y más concentración en las primeras horas del día antes de la comida. Alrededor del 25-20% de la población se estima es vespertina, alcanza su pico de rendimiento por la tarde y se concentran mejor por la noche. Conocernos física y mentalmente, nuestros puntos fuertes y débiles nos ayuda a planificar mejor nuestro tiempo.

Parece que la mejor manera de repartir el día es por bloques. Centrándonos en días laborables y si suponemos que dedicamos a dormir 7-8 horas, eso nos deja 16 horas de actividad al día. El trabajo en condiciones normales supone una jornada de otras 8 horas. Queda otro fantástico bloque de 8 horas para todo lo demás.

Lo primero, y en lo que están de acuerdo todas las teorías, es en hacer una lista de tareas. Es fundamental que sean realistas, partiendo de la base de que no hay tiempo para todo (lo siento mamá, la ciencia ha probado que no es así...) y que, en la medida de nuestras posibilidades, podemos y debemos elegir aquello en lo que invertimos nuestro bien más preciado. Pero no cualquier lista. Solo acerca de este apartado hay toneladas de literatura, opciones y prácticas de cómo llevar a cabo esta tarea. La matriz de Eisenhower, el Principio de Pareto, time boxing, time blocking, el método Pomodoro, solo por nombrar algunas de las más conocidas.

Se trata de categorizar las cosas pendientes por hacer, y decidir cuáles son más importantes y necesarias de llevar a cabo en el día y asignar un tiempo para realizarlas. Fijar prioridades ya que las 24 horas del día no nos van a dar para todo lo que queremos hacer.

Cada uno de nosotros tenemos circunstancias diferentes, no es lo mismo tener hijos viviendo contigo que compartir un piso de estudiantes. No es lo mismo trabajar en una oficina que trabajar como autónomo. Las particularidades de un autónomo profesional como un fisioterapeuta no son las mismas que las de un taxista. Es decir, lo primero es conocer y entender nuestras circunstancias y obligaciones, también nuestras inquietudes y preferencias para poder hacer esa lista de tareas de forma realista.

En cuanto a las horas de trabajo (ya sean remuneradas o no), la técnica más extendida es dedicar las primeras horas de la jornada laboral a las tareas que necesitan mayor concentración y exigencia de nuestra atención. Bloquear de 1 a 2 horas nada más comenzar la jornada a realizar esas labores, favorece la concentración natural, pero ¡ojo!, silenciando teléfono, avisos de nuevos correos y notificaciones en general. ¿Os ha pasado comenzar el día contestando la interminable lista de emails, para de pronto daros cuenta de que es media mañana y comienza la sesión de eternas reuniones, llega la hora de la comida, empieza a costar concentrarse y, como no has hecho ni la mitad de lo que te habías propuesto para el día, terminas posponiendo por undécima vez esa salida con amigos, o llegando con la lengua fuera a recoger al niño de fútbol y con la sensación de que el día ha pasado y se han ido las horas de forma poco productiva?

Os aconsejo reservar ese primer tramo del día para quitaros tareas que consideráis fundamentales y que solo dependen de vosotros, de forma que podéis resolverlas antes de que lleguen las distracciones.

Otro punto importante a la hora de organizarnos es saber diferenciar lo urgente de lo importante. Esto es esencial para conseguir que la lista de tareas sea efectiva. A lo mejor lleva algo de tiempo distinguirlo, pero os aseguro que esas 2 horas invertidas en resolver lo urgente las vais a agradecer el resto del día.

Asignar tiempos concretos para la realización de las diferentes tareas es muy útil también. En muchos casos se recomienda que sea un tiempo incluso menor o muy ajustado a lo que crees que te llevará la tarea, con el objetivo de forzar la concentración. Esto funciona siempre y cuando no te des prórrogas para acabar, es decir, si te das 30 minutos para preparar un informe, hacer la compra o preparar un examen, pasado el tiempo que le has asignado no deberías alargarlo.

Un ingrediente que a mí me parece fundamental son lo que algunos llaman "cortafuegos". Está relacionado con lo que comentábamos de asignar tiempos a la realización de tareas, pero también con respetar los tiempos que nos damos para distintos tipos de actividades.

Volviendo a la primera idea de que el tiempo es limitado y no vamos a poder hacer todo lo que querríamos, que surgen imprevistos y cosas que no dependen de nosotros, es fundamental tratar de aplicar el cortafuegos entre los diferentes bloques en los que hemos organizado nuestro día.

Cuando se acaban las 8 horas de jornada laboral (¡o 10!, lo que cada uno dentro de nuestras posibilidades haya o nos hayan asignado) se ha terminado. Finito. Cortafuegos, empieza otro bloque. Uno muy importante que es el de las horas asignadas a nuestras prioridades personales.

Aquí entran todo tipo de actividades, las que nos gustan y elegimos y otras que tenemos que hacer nos gusten o no. La compra, tiempo en familia, hacer deporte, quedar con amigos, citas médicas, gestiones varias, un curso... Pero lo fundamental es respetar y planificar el tiempo libre para lo que a cada uno nos resulta importante y nos satisface al final del día.

Una mención especial a los ladrones de tiempo. Hablamos de redes sociales, correo electrónico, páginas web, aplicaciones y televisión. Una dieta de redes sociales limitando el tiempo y momentos del día en los que nos conectamos puede ser muy beneficioso. Todos los teléfonos tienen opciones para programar alarmas cada cierto tiempo y también limitadores del uso de aplicaciones.

Pero también es un ladrón de nuestro tiempo la dificultad que muchos tenemos para delegar esas tareas que son factibles para otros pero que nos empeñamos en hacer nosotros. Ya sea la cama de nuestro hijo, la programación de comidas, las notas de la última reunión o ese email que no era tan importante. Distinguir las tareas importantes para delegar aquellas que se pueda, permite, además de ganar tiempo, contribuir a que otros aprendan y progresen en su día a día. No puedo evitar mencionar la suscripción a Qarma como ejemplo de herramientas que te hacen la vida más fácil. Compras una vez y después tu selección llega cada 3 meses a casa. Soy fan de todo lo que sea facilitar tareas que me resultan antipáticas, como ir al súper y cargar.

Y la última nota que os dejo: la posibilidad de decir que no. Hay que ser honesto con nuestras prioridades y no pasa nada por no llegar a todo. Hay veces que toca decir que no a esa cerveza con los amigos porque la hora de gimnasio te aporta más.

Recordad (y me recuerdo) que el tiempo es un bien preciado y limitado. La productividad es necesaria en la medida en que nos permite ser más eficientes para hacer las tareas que tenemos que hacer, y nos hace ganar tiempo para lo que nos gusta hacer. Incluso si es perder el tiempo...😜